Par Yarledis Coneo en collaboration avec Mylène Houle Morency.  

Faites-vous partie de ceux et celles qui voyaient le télétravail comme une "mission impossible" avant le printemps 2020? Une organisation sur trois offre la formule hybride (télétravail et présentiel).Et vous ? Souhaiteriez-vous revenir aux semaines de présences à 100% au bureau ? 

Quoiqu'il en soit, nous sommes dans une nouvelle dynamique : une de combinaison de télétravail et présence en entreprise. Et ce, pendant un bon moment encore... 

Nous avons mis en commun nos expertises en organisation familiale et en conciliation des rôles de vie pour vous proposer (vous rappeler) 10 astuces pour mieux vivre en télétravail.  

Le but ? Maintenir la productivité tout en prenant soin de votre santé psychologique.  

1. Aménager (réellement) un espace de travail à la maison 

À défaut d’avoir un bureau fermé, il est important d’intégrer: 

•  Une ergonomie adéquate favorisant une bonne posture 

•  Une surface dédiée   

•  Une luminosité adéquate 

•  Un système pour indiquer à vos proches vos périodes de disponibilité  

•  Des touches esthétiques à votre image (plantes, photos, images inspirantes).   

2. Créer une « routine respectueuse»   

La routine permet notamment de créer des repères et de diminuer la fatigue décisionnelle.   

Une « routine respectueuse » tient compte principalement de votre chronotype (votre horloge interne), de votre contexte familial ainsi que des réalités de votre équipe et votre clientèle. 

Une fois ces trois facteurs identifiés pensez à : 

• établir un horaire type : par exemple, déterminez (avec votre gestionnaire ou votre équipe) les journées de présence au bureau (selon les consignes de la Santé Publique), les heures de disponibilité pour les rencontres, des plages de temps libres de distractions. 

• communiquer avec les membres de votre équipe et de votre famille pour leur indiquer les meilleures plages pour discuter de vive voix. Cela facilitera les périodes  ininterrompues pour accomplir ce que Cal Newport qualifie de ‘’deep work’’. 

• prévoir des moments pour vous. 

3.   Planifier et préparer les repas d’avance 

Vous cherchez une façon de gagner significativement du temps dans votre journée?  Planifiez les repas et les collations au début de la semaine, et préparez votre dîner d’avance. 

De précieuses minutes peuvent être aspirées dans une préparation élaborée de dîner, sans compter que la planification mène souvent à des choix plus judicieux côté santé! 

D’ailleurs, si vous cherchez à vous outiller dans ce domaine – le cours Qu’est-ce qu’on mange?  est là pour vous aider!  Il est disponible en tout temps, pour alléger la charge mentale liée à la planification et la préparation des repas. 

4.   Fixer des limites entre votre travail et votre vie personnelle 

Auparavant, les transitions dans un sens comme dans l’autre s’effectuaient plus clairement, car elles étaient marquées par un changement de lieu, par exemple, un voyage en train, en autobus ou en voiture.   

Maintenant qu’il ne suffit plus que quelques pas, ou un escalier pour effectuer la transition, il faut avoir un nouveau plan de match! 

Pour vous inspirer, voici quelques astuces : 

•  Éteignez (ou limitez) les notifications du cellulaire et de l’ordinateur pendant les périodes de travail sans interruption et pendant vos pauses, si la nature du travail le permet. 

•  Accordez-vous un « temps de transition » entre votre vie professionnelle et votre vie personnelle, par exemple, prenez une marche, préparez le repas, écoutez de la musique, etc. Bref, un petit rituel qui vous permettra de changer de « chapeau ». 

•  Communiquez les moments de disponibilité et de déconnexion via votre agenda partagé avec votre équipe.  

•  Planifiez des blocs de travail de concentration.  

•  Mettez à l’agenda un rendez-vous avec vous-même pour faire quelque chose qui vous plaît. 

•  Séparez physiquement le travail de la vie personnelle, si possible. Sinon, assurez-vous de ranger votre « bureau mobile » ou « capsule télétravail » en fin de journée .  

5. Prévoir – et prendre – des pauses 

Incorporer les pauses dans votre horaire-type augmentera votre productivité (oui oui!). Voici quelques idées pour vous inspirer : 

•  La technique pomodoro fonctionnerait mieux dans les contextes ayant des interruptions constantes (25 minutes de travail de concentration, 5 minutes de pause) 

•  Le rythme Desktime (52 minutes de travail de concentration, 17 minutes de pause) 

•  Le rythme Ultradian (90 minutes de travail de concentration, 10 à 20 minutes de pause). 

Peu importe l’option choisie, l’important est de respecter les moments de pause afin de favoriser la créativité et la concentration et demeurer sain d’esprit. 

6.   Maintenir les connexions humaines   

Vous aimez rencontrer des gens et n’appréciez pas la solitude procurée par le télétravail?  Voici quelques idées (tout en respectant les mesures de distanciation sociale bien entendu) : 

•  Se coordonner avec les collègues pour choisir les mêmes journées au bureau  

•  Fixer des rendez-vous avec un voisin sur l’heure du midi, ou avec votre conjoint.e qui travaille aussi à la maison 

•  Saluer vos  collègues au début de la journée et rester en contact avec eux en dehors de vos plages destinées au ‘’deep work’’.   

•  Appelez un collègue ou reprenez contact avec un connaissance. Plusieurs personnes  sont aussi assoiffées que vous pour un contact humain! 

7.   Clarifier et communiquer vos attentes   

On ne le répètera jamais assez: il est important d’établir les attentes de part et d’autre au travail et à la maison.   

Êtes-vous au même diapason que votre famille? Êtes-vous sur le même longueur d'onde que votre équipe et votre gestionnaire? 

•  Si un des enfants est malade, qui s’en occupera? 

•  Avez-vous des engagements non-négociables qui requièrent des moments sans interruptions? 

•  Travaillerez-vous durant les heures standard de travail ou les heures seront-elles décalées? 

Pour diminuer le risque de conflits il est bon de discuter de ces points en amont au travail et à la maison.  

Un petit caucus hebdomadaire pour réviser ce qui se trame à l’horizon facilite toujours la semaine :) 

8.   Prévoir des moments de déconnexion 

Est-ce que votre téléphone intelligent est devenu une extension de vous-même?  Avez-vous des multiples notifications qui vous empêchent d'être à votre 100% de productivité?  

Si vous aimez tirer le maximum des applications, voici deux coup de coeur de Mylène: 

•  Forest pour maintenir la concentration au travail 

•  Cozi, une application familiale partagée, pour centraliser les tâches et les rendez-vous. 

Et si vous vous permettiez-vous un espace-temps par jour, sans aucune connexion?  On le sait, c'est plus facile à dire qu'à faire, mais que diriez-vous d'essayer ces petits gestes? 

• Si possible, évitez la configuration des courriels du bureau sur le cellulaire personnel 

• Supprimez les notifications courriel sur votre cellulaire 

• Évitez l'envoi des courriels entre 17 h et 8 h (à discuter en équipe) 

• Consultez et partagez l'outil "Favoriser la déconnexion" de Concilivi  

9.  Aller dehors 

Voilà une excellent moyen pour faire une pause d'écran!   

Selon certaines études le simple fait de passer du temps à l’extérieur peut favoriser les sentiments de bien-être et réduire l’anxiété: une marche rapide suffirait. 

10. Pratiquer la bienveillance envers soi-même  

Au cours des derniers mois, le «muscle du télétravail» a été très sollicité. Vous avez  développé de nouvelles compétences et vous avez accompli des exploits.  

Avez-vous pris le temps de constater votre grande capacité d’adaptation?  Vous donnez-vous le droit à ralentir? Est-ce que vous ajoutez de la joie dans vos journées?  

C'est le "temps de la douceur"... vous le méritez, vous en avez besoin et vos proches aussi...   

Que ferez-vous aujourd'hui pour ajouter de la douceur à votre journée? ;) 

Suggestions de lecture pour aller plus loin  

To Be More Creative, Schedule Your Breaks, article paru dans Harvard Buisiness Review Rpar by Jackson G. Lu, Modupe Akinola and Malia Mason 

La fatigue Zoom, qu’est-ce que c’est? ICI première 

Rituels et routines: confessions d’une sceptique  article de blogue Nucléi RH 

The Relationship between the Physical Activity Environment, Nature Relatedness, Anxiety, and the Psychological Well-being Benefits of Regular Exercisers article scientifique publié dans Frontiers in Psychology